Sus derechos en virtud de la FOIA
- Tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de registros públicos no privilegiados, o ambos.
- Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
- Si considera que se han infringido sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en un tribunal distrital o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.
Solicitud de registros del VPB
- La FOIA no requiere que su solicitud sea por escrito, ni necesita indicar específicamente que está aplicar registros bajo la FOIA. Desde una perspectiva práctica, se prefieren las solicitudes por escrito. Puede ser útil tanto para usted como para la persona que recibe su solicitud presentar su solicitud por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud. También nos brinda una declaración clara de los registros que está aplicar, para que no malentendió sobre una solicitud verbal.
- Su solicitud debe aplicar registros o documentos existentes. La FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros. La FOIA no se aplica a una situación en la que se hacen preguntas generales sobre el trabajo de la VPB, ni requiere que la VPB cree un registro que no existe.
- Por favor, coopere con cualquier esfuerzo del personal de VPB para aclarar el tipo de registros que está buscando o para intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande. Hacer una solicitud de FOIA no es un proceso contencioso, pero es posible que tengamos que discutir su solicitud con usted para asegurarnos de que entendemos qué registros está buscando.
Responsabilidades del VPB en la respuesta a su solicitud
- El VPB debe responder a su solicitud de información dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El "primer día" se considera el día luego de recibir su solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
- La FOIA requiere que VPB haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
- Entregarle los registros que solicitó en su totalidad.
- Retenemos todos los registros que ha solicitado porque todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si se retienen todos los registros, debemos enviarle una respuesta por escrito.
- Proporcionamos algunos de los registros que ha solicitado, pero retenemos otros registros. En ese caso, podemos redactar la parte del registro que puede ser retenida y debemos proporcionarle el resto del registro.
- Le informamos por escrito que los registros solicitados no se pueden encontrar o no existen (no tenemos los registros que desea). Sin embargo, si sabemos que otro organismo público tiene los registros solicitados, debemos incluir la información de contacto del otro organismo público en nuestra respuesta.
- Si es prácticamente imposible que VPB responda a su solicitud dentro del período de cinco días, debemos indicarlo por escrito y explicar las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos da un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.
No podemos preguntarle por qué quiere los registros.
El motivo de su solicitud de registros públicos es irrelevante. No podemos preguntarle por qué quiere los registros. Sin embargo, la FOIA nos permite pedirle su nombre y dirección legal. El VPB requiere que proporcione su nombre y dirección legal con su solicitud.
Su solicitud debe identificar los registros que está buscando con "especificidad razonable".
Este es un estándar de sentido común. Requiere que sea lo suficientemente específico para que podamos identificar y localizar los registros que está buscando.
Su solicitud debe solicitar registros o documentos.
La FOIA no se aplica a una situación en la que se hacen preguntas generales sobre el trabajo de la VPB. Además, no estamos obligados a crear un nuevo registro si el registro aún no existe.
Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por el VPB en el curso regular de los negocios.
Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un medio de almacenamiento físico, o como una copia impresa.
Costos
- Un organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados y hará todos los esfuerzos razonables para suministrar los registros solicitados al menor costo posible. Ningún organismo público impondrá honorarios o gastos superfluos, intermediarios o superfluos para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la realización de las transacciones generales de los asuntos del organismo público. La tasa de duplicación cobrada por un organismo público no excederá del coste real de la duplicación. Antes de llevar a cabo una búsqueda de registros, el organismo público notificará al solicitante por escrito que el organismo público puede hacer cargos razonables que no excedan su costo real incurrido en el acceso, duplicado, suministro o búsqueda de registros solicitados y preguntar al solicitante si desea solicitar una estimación de costos antes del suministro de los registros solicitados como se establece en la subsección F de § 2.2-3704 del Código de Virginia.
- Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, le pediremos que pague un depósito, que no exceda el monto de la estimación, antes de proceder con una respuesta. Le informaremos de cualquier costo anticipado que excederá los $ 200, incluso si no aplicar una cotización por adelantado. Los cinco días que debemos responder a su solicitud no incluyen el tiempo entre el momento en que aplicar un depósito y el momento en que responde.
- Puede solicitar que calculemos por adelantado los cargos por el suministro de los registros que ha solicitado. Esto le permitirá conocer los costos por adelantado o le dará la oportunidad de modificar su solicitud para reducir los costos estimados.
- Si adeuda dinero a VPB de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido sin pagar durante más de 30 días, VPB puede requerir el pago de la factura vencida antes de responder a su nueva solicitud FOIA.
- Las tarifas se calculan en función de las horas de tiempo del personal necesarias para proporcionar un conjunto completo de registros de respuesta, que incluye la búsqueda, revisión y redacción si es necesario. En la mayoría de los casos se utiliza una tarifa administrativa por hora. Sin embargo, si la solicitud solo puede ser completada por un empleado específico, la tarifa por hora de ese empleado individual se utiliza para evaluar la tarifa.
- Si desea que se le envíen los registros por correo, es posible que se agregue una tarifa de precio por página a nuestra tarifa. Si se requiere envío, el monto real del costo de envío también se puede agregar a la tarifa. No hay ningún cargo adicional para los registros producidos electrónicamente.
- Tenga en cuenta que el Departamento Correccional de Virginia mantiene una gran parte de los datos que están disponibles para la Junta de Libertad Condicional de Virginia. Cualquier solicitud de FOIA que requiera que el Departamento Correccional de Virginia recopile datos en nuestro nombre puede estar sujeta a tarifas adicionales pagaderas a su Agencia.
Por favor, coopere con el personal
Si tenemos preguntas sobre su solicitud, coopere con el personal para aclarar o intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande.
Para consultas legales y preguntas generales sobre la FOIA
Si tiene preguntas sobre cómo hacer una solicitud de registros, o si necesita orientación sobre dónde enviar su solicitud, comuníquese con:
Herman Davis
(804) 887-7839
Email: FOIA@vpb.virginia.gov
Junta de Libertad Condicional de Virginia
6900 Atmore Drive Richmond, VA 23225
Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la FOIA. El Consejo puede ser contactado por correo electrónico a foiacouncil@dls.virginia.gov, o por teléfono al (804) 225-3056 o al número gratuito 1-866-448-4100.